徐州工业职业技术学院文书档案归档范围和保管期限表
发布时间:2021-07-08 浏览:206次

1党委办公室、院长办公室(合署)

DZB

序号

类目名称

保管期限

1

上级党组织颁发的需要贯彻执行的有关党的建设的文件材料(详见备注)

永久或30

2

党的代表大会

(1)通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音()带等文件材料

永久

(2)贺信、贺电、讨论未通过的文件、小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材科

10

3

党委会、党委扩大会、党政联席会,各总党总支、直属支部书记、副书记会议记录、纪要、决议、决定及会议讨论的文件材料

永久

4

党委召开的重要活动、会议材料

永久

5

党委工作计划、报告、总结

永久

6

党委领导参加校内外重大活动的发言稿等文件材料

永久

7

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

8

以党委名义下发的决定、规定、条例、通知、通报等

永久

9

党委重要的统计材料

永久

10

党委委员名单

永久

11

党委和党委各部门启用新印章及停止使用旧印章的通知、印模

永久

12

以党委名义向上级党委的请示、报告及上级党委的批复

永久

13

党委保密、秘书工作的有关材料

30

14

党委情况简报等

30

15

党委信访处理材料

30

16

机要文件收文、清退、销毁等材料

10

17

上级关于本校机关党委工作的指示、意见、规定、办法

永久

18

各种管理规定、办法及规章制度

永久

19

机关党委工作的请示、报告、批复

30

20

机关党委召开的有关专题会议材料

30

21

机关党委发布的奖惩材料

永久

院办

22

上级有关高校行政管理的综合性文件材料(详见备注)

永久或30

23

学校全部行政发文

永久

24

学校关于奖惩的文件材料

永久或30

25

全校性的各种管理规定、办法及规章制度

永久

26

学校年度、学期工作计划、总结、报告

永久

27

校长办公会会议记录、纪要

永久

28

全校性的工作会议、座谈会文件

30

29

校领导参加校外会议的发言稿

30

30

上级领导来校视察工作形成的文件材料

永久

31

学校向上级机关的报告、请示及其批复

永久

32

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

33

启用印章的文件及印模、作废公章

永久

34

学校历史沿革、情况介绍

永久

35

学校大事记、简报、信息、动态

永久

36

校史、年鉴材料

永久

37

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

永久

38

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

39

校庆工作材料启用 

30

40

重要的群众来信来访文件材料

30

41

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限

2党委组织部、党委统战部、党校

ZZB

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于组织、统战、党校工作的指示、意见规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

组织工作的报告、省市及上级批复、调查材料、重要统计报表

永久

5

党建工作的总结、意见等文件材料

30

6

组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

7

干部任免的通知、决定及上级的批复等

永久

8

党员名册、处级以上干部名册

永久

9

党代会文件材料

永久

10

选举人大代表、政协委员上报材料

永久

11

组织沿革

永久

12

干部考核、管理工作和各级领导班子考核建设情况的材料

30

13

落实政策的有关材料

永久

14

各党总支、直属支部改选的报告、审批材料

永久

15

党建评估材料

永久

16

本校参加全国、省、市、区党代会、政协会代表名单、材料

永久

17

批准发展新党员、预备党员转正、取消及党员退党材料

永久

18

组织关系转出、转入名单介绍信存根及回执

永久

19

表彰优秀党员、先进党支部材料

永久

20

党费收缴和使用情况报告

30

21

民主评议党员材料

30

22

各党总支、直属支部工作计划、总结、会议记录

30

23

干部培训计划、名单等材料

10

24

统战工作的报告、统计报表

永久

25

各级人大代表、政协委员名单及有关材料

永久

26

统战工作的情况调查、典型材料

30

27

各民主党派、无党派代表人士、党外后备干部队伍的有关材料

永久

28

民族、宗教、侨务工作材料

30

29

党委中心组年度学习计划、总结、学习记录

永久

30

党校干部轮训、积极分子培训班、党课教育计划、总结、教材等材料

30

31

全校性的党内教育活动材料

10

32

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

33

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

永久

34

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

3党委宣传部

XCB

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于宣传工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

反映本校重大活动的新闻报道、剪报及图表(含审批表)

永久

5

教职工政治思想工作动态及调查材料

30

6

思想政治工作研究会、年会材料

30

7

宣传部召开的重要会议记录、讲话稿

30

8

形势教育、政治学习的计划、安排意见及材料

30

9

精神文明建设有关材料

30

10

法制宣传教育有关材料

30

11

校园文化建设规划、分步实施计划

30

12

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

永久

13

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

14

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

4纪委办公室、执纪审查室

JW

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关纪检监察工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理办法、规定及规章制度

永久

3

本部门工作计划、报告、总结

30

4

本部门工作统计报表

永久

5

本校廉政工作材料

30

6

表彰先进的通知、决定、申报材料

永久

7

本部门会议纪录及纪要

30

8

本部门对本校党纪、党规的调查报告

30

9

本校对违纪违法人员的处分决定、审查调查、复审材料

永久

10

工作委员会成员名单

永久

11

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

12

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

5工会、退休工作办公室、关工委办公室(合署)

GH/LTB

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关工会、离退休、关工委、老干部工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

职代会相关材料                                  (1)大会的通知、议程、代表名单、工作报告、总结、纪要、决议、大会发言、领导讲话、开幕词、闭幕词、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复、重要的照片、录音带、会议简报等

永久

(2)提案及办理情况、情况反映、代表证、列席证

10

5

工会年报

永久

6

专题工作会议材料

10

7

表彰先进集体和个人的名单及有关材料

永久

8

处分会员的有关材料

永久

9

工会组织机构设置及干部名册

永久

10

工会福利、文体活动的计划、总结、报告及其他材料(职工疗养、文体比赛规程、名次、总结等材料)

30

11

工会会费收支及使用情况

10

12

老干部名册、情况统计表

永久

13

退休教职工名册

永久

14

离退休教职工活动材料

10

15

上级离退休工作的检查、考核材料

30

16

关工委组织的相关活动材料、报表、会议

30

17

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

18

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

19

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

6团委

TW

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关团委工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

有关统计报表

永久

5

团代会、学代会的计划、通知、议程、报告、总结、选举结果、上级批复及其他材料

永久

6

团委工作专题调查材料

30

7

表彰和奖励先进团委、优秀团干部、优秀团员等材料

30

8

处分团员的材料及复查材料

永久

9

团干部、团员名单

永久

10

团委组织重大活动的有关材料

30

11

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书

永久

12

团委组织或承办的重要活动和会议材料(职工疗养、文体比赛规程、名次、总结等材料)

30

13

各团总支机构设置、调整和团干部职务任免的文件材料

30

14

团委工作会议记录

30

15

社团活动、社会实践的有关材料

10

16

团费收支与使用情况

10

17

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

7党委学生工作部、党委武装部、学工处、大学生就业指导服务中心(合署)

XGC

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于学生管理、就业、武装、军训工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

学生思想政治工作方面的文件材料

30

5

学风建设工作材料

30

6

贫困生工作材料

30

7

大学生心理健康教育资料,开学典礼、毕业典礼、军训会操等相关材料

30

8

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级等)

30

9

学生处分材料

30

10

学生工作简讯、简报等材料

10

11

学生意外事件处理材料

永久

12

学生军训计划、训练大纲、训练规程,军事理论教学计划等

30

13

军用武器、弹药及军训器材管理形成的文件材料

30

14

普通高校毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30

15

学工处报奖材料及批复

永久

16

《学生工作汇编》、《学生手册》

30

17

大学生职业规划教育工作材料

30

18

助学贷款学生名单及通讯录

30

19

学生各种奖、助学金名册

30

20

学生入伍、退伍工作材料

30

21

毕业生就业派遣名册

永久

22

毕业生档案转递去向信息

永久

23

班主任、学业导师聘任文件、辅导员名册

永久

24

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

25

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

8党委教师工作部、人事处(合署)

RSC

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关人事工资改革、编制、机构设置、职称评聘、师资工作的指示、意见、规定办法等(详见备注)

永久

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

人事工作调查材料

30

5

校内人员编制、工资、津贴奖励等规定、办法

永久

6

人事任免文件

永久

7

干部、劳动工资等统计年报表及教职工名册

永久

8

表彰和奖励先进集体、个人的文件材料

永久

9

处分教职工的材料和复查、撤销处分的有关材料

永久

10

教职工年终考核材料

永久

11

师资培养、管理工作的计划、总结、规定

永久

12

教师进修计划、安排、总结及出国进修、攻读学位等材料

30

13

高层次优秀人才引进若干建设材料

永久

14

教师评定高级职称的协议书

永久

15

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

永久

16

教师资格认定的材料

永久

17

教职工调资、停薪留职、调进、调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)

永久

18

招聘、招工、录用、接收安置退伍军人名单及有关材料

永久

19

教职工援外和支援边远地区材料

30

20

教职工辞职、离职及因私出国()的有关材料

永久

21

教职工退休的有关材料

永久

22

教职工劳保福利工作的规定、通知等

30

23

教职工伤、残、死亡、抚恤的处理情况及名单

永久

24

教职工聘用、聘任、转正定级的文件材料

永久

25

人事代理材料及计划外用工材料

30

26

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

27

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

永久

28

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

9教务处

JWC

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于教学工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

本校关于教学工作的批示、规定、办法

永久

3

教学工作年度工作计划、总结、各种管理规定、办法及规章制度、会议记录

30

4

教学改革、培养目标,培养规格、学制等方面的规定、办法等

永久

5

各专业教学计划,人才培养方案、实验实习大纲、课程建设要求

永久

6

教师考核、工作量汇总材料

30

7

教学事故处理材料(严重/一般)

30/10

8

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片(教师、学生)

永久

9

各种成果汇编、画册、宣传图片、内部发行刊物

30

10

教务处组织承办的重要活动和会议材料

30

11

教学规划、实施计划及教学规章制度、调研报告、总结等材料

永久

12

教学竞赛及评比活动材料

30

13

新增专业、专业调整审批材料

永久

14

教学成果、精品课程、品牌、特色专业申报及批复材料

永久

15

新生注册名册

永久

16

学生学籍异动材料

永久

17

取得毕业资格学生电子注册名单,结业学生名单

永久

18

补发学历证明材料及名单

永久

19

毕业证书编号登记及发放签名册

永久

20

毕业生名册

永久

21

教学督导组有关材料

30

22

大学英语四、六级、英语应用能力水平B级考试成绩表

30

23

实验室建设规划、申请、批复及论证会议记录

30

24

党总支工作计划、总结、会议记录

30

25

党总支活动材料

10

26

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

27

省级各级、各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

永久

28

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

10审计处

SJC

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关审计工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

审计工作统计年报及其他重要报表

永久

5

干部离任审计材料

永久

6

财务收支审计材料

30

7

工程项目审计材料

30

8

科研经费审计材料

30

9

经济责任审计材料

30

10

物质采购

30

11

本校各类合同材料

30

12

审计委员会会议形成的主要材料:会议安排、人员名单、会议纪要等

永久

13

审计问题整改相关材料:整改报告、佐证资料等

30

14

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

15

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

16

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

11科技处

KJC

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关科研工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

本校科研成果管理、科研经费管理、激励研究和技术服务文件材料

30

5

科研工作统计报表

永久

6

重点学科、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

7

科研获奖的通知、决定、公报、公告等

永久

8

参加校外各学会成员和任职名单、日常工作形成的文件

永久

9

学术委员会成员名单、会议记录和活动材料

永久

10

各级各类科研获奖文件及申报材料

永久

11

学校科研成果汇总表

永久

12

本校获专利项目的名册、统计材料

永久

13

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

14

国家、省(部)级科研获奖的通知、决定等材料 

永久

15

市(厅)级、校级科研获奖的通知、决定等材料

30

16

全校科研工作会议纪要、会议记录

30

17

教科研事业费、科技基金等经费预、决算管理材料

永久

18

本校有关学报出版问题的请示、报告及批复等材料

永久

19

产业项目的申报及批复

永久

20

研发中心产生实物科研材料

30

21

科普工作材料

10

22

申报各级各类科研材料及批复

永久

23

科技协作、科技服务、技术转让协议书、合同

30

24

发明专利证书、实用新型专利证书、外观设计专利证书

永久

25

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

永久

26

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

12 “双高”建设办公室、高等职业教育研究与质量评估办公室、发展改革办公室(合署)

FGB

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于发展规划、教研工作指示意见、规定、办法等(详见备注)

永久

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

学校教育事业发展规划

永久

5

学校学年报表及综合统计

永久

6

各种专题调查报告、研究报告

永久

7

教育教学评估材料

永久

8

本校各部门、院系教育工作质量监督评价、评估指标体系

永久

9

评估学院、各部门人才培养质量的建设性意见

永久

10

教师业务质量、院系人才培养质量评价等材料

永久

11

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

13产教融合办公室

CJB

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于产教融合中的人才培养、科技研发、社会培训等工作的指示意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

校企合作有关材料

30

5

理事会、基金会、校友会有关材料

永久

6

产学研协议

30

6

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

7

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

8

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

14财务处

CWC

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于财务工作的指示、 意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

上级有关部门下达各种专项经费

30

5

学校重大财务问题的报告、请示、批复

永久

6

学校财务管理的其他文件材料

10

7

财务决算报表

永久

8

财务预算会计报表

永久

9

工资发放名册

永久

10

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

15国有资产管理处、资产经营有限公司

GZC

序号

类目名称

保管期限

1

上级有国有资产管理、招投标工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

企业设置、职务任免、更换法人等相关材料                                                                                                                                                                                                                                                                                                          

永久

5

经济服务合同协议

30

6

国有资产有关报表(全校总资产)

永久

7

房产证、土地证、产权证等

永久

8

资产处置(含汽车处置)相关材料

永久

9

校企改革相关材料

永久

10

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

11

招投标有关资料(申购报告、论证材料、合同等)

30

12

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

13

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

16保卫处

BWC

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关公安保卫工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

保卫工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上季度额批复、判决书

永久

5

治安方面的重大事故、非正常死亡事故的调查分析、处理结论等材料

30

6

治安情况通报、简报

10

7

安全、消防等工作文件材料

10

8

外聘保安的管理等文件材料

30

9

法治宣传、安全教育工作材料

30

10

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

11

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

12

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

17妇女联合会

FLH

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于妇委工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

妇女代表大会相关材料                        (1)大会的通知、议程、代表名单、工作报告、总结、纪要、决议、大会发言、领导讲话、开幕词、闭幕词、候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复、重要的照片、录音带、会议简报等

永久

(2)提案及办理情况、情况反映、代表证、列席证

10

5

妇女工作材料

30

6

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

7

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

8

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

18各专业教学学院

XY

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关学院工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

外聘教师、企业兼职教师情况一览衣

30

5

本院系制定的各项文件、内部规章制度

30

6

本院系师资发展规划、年度培训、进修计划

30

7

教师、学生个人校级以上各类获奖证书或文件

永久

8

校外实训基地建设、签订的协议等材料

30

9

教师教学质量、年度考核材料

30

10

教学获奖教师的相关材料

30

11

计算机考试测试成绩( 信息学院归档)

30

12

院系组织或承办的各种重要活动和会议材料

30

13

学生活动材料

1)科研创新、科技竞赛

30

2)文体活动

10

14

院系学生社团、学生会主要成员名册及自办刊物等材料

30

15

党总支年度工作计划、总结、会议记录

10

党总支党员名册,新党员发展、转正名单

30

16

学生党员培养、党总支、党支部活动材料

永久

17

其他应归档的文件材料 (根据具体情况定保管期限)

10

19基础课教学部、体育与艺术教学部(合署)

JCB/TYB

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于数学、体育、艺术工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

举办校运动会材料

永久

5

本校体育文化节材料

30

6

组织或承办的重要会议、活动材料

30

7

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

8

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

9

体艺部举办的各种群众体育活动材料

10

10

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

20马克思主义学院

MY

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于思政工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

思政工作年报及其他重要报表

永久

5

思政工作的调研、研究报告

30

6

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

7

各种成果汇编、宣传、内部发行刊物

30

8

思政课教学大纲、课程建设要求

永久

9

普通话测试成绩

30

10

马院承办的各种重要活动和会议材料

30

11

马院组织的学生教育活动

10

12

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

13

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

21创新创业教育学院

CXCY

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于创新创业工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

调研报告、简报

30

5

各种创新创业培训班材料(通知、课表、名单等)

30

6

大学生创新、创业工作材料

30

7

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

8

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

9

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

22国际教育学院

GJXY

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于国际合作交流工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

有关统计报表

永久

5

留学生招生计划、留学生招生简章材料

30

6

留学生招生计划、生源计划及相关规定

30

7

留学生录取审批名册

永久

8

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

9

英语应用能力的培训材料

10

10

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

11

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

23外事(港澳台)办公室

WSB

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于外事工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

永久

4

出国()人员考察、访问、讲学等有关材料

30

5

出国参加国际会议、合作研究的有关材料

30

6

教师出国进修、培训等有关材料

永久

7

邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

永久

8

外籍教师聘用、管理、基本情况名册等文件材料

永久

9

外籍人士来校参观访问的文件材料

30

10

外籍教师、专家、学者来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

11

外籍人士来校进修、短期培训及从事研究的有关材料

30

12

中外合作办学专业设置的调整、变化的请示、报告及上级批复

永久

13

与国外大学校际合作协议、合同等有关材料

永久

14

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

15

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

16

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

24继续教育学院、教育培训处

JJY

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于继续教育工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

维续教育有关教学改革、培养目标、培养规格、学制方面的规定、办法

30

5

教学检查、评估材料

30

6

非学历教育的培训班、进修班材料

30

7

学生奖励材料、处分材料

30

8

新生录取审批名册

永久

9

入学新生分专业学生名册

永久

10

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

永久

11

毕业生名册、结业生名单及相关材料

永久

12

继教院合作办学的请示、批复、报告、协议

永久

13

委培、代培、合作办学合同

永久

14

教学计划

永久

15

毕业证、结业证发放签收册

30

16

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

17

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

18

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

25招生办公室

ZSB

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关普通高校招生的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

新生录取审批名册

永久

4

工作计划、总结、会议记录、报告

30

5

本校招生计划、生源计划及相关规定

30

6

招生宣传、招生简章材料

30

7

院系招生工作考核、评比、奖励等文件材料

30

8

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片(教师、学生)

永久

9

各种成果汇编、画册、宣传图片、内部发行刊物

30

10

普通高校招生宣传、专业介绍、招生工作的总结

10

11

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

26新沂学院建设办公室

XYJS

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

5

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

6

其他应归档的文件材料 (根据具体情况定保管期限)

27现代教育技术中心

XJZX

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于现代教育技术中心工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

多媒体及网络教学系统的维护、管理、应用、开发等方面的文件材料

30

5

网络系统及其安全维护、管理、监控等方面的文件材料

30

6

其他应归档的文件材料(根据貝体情况定保管期限)

28  图文中心(综合档案室)    

TWZX

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关图书、档案工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

有关统计报表

永久

5

图书馆订购书刊的计划、报告、批复

30

6

档案分类方案、实施细则

永久

7

档案鉴定、销毁的请示、批复及清册

永久

8

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

9

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

10

归档工作通知、通报

10

11

开展各种图书活动的有关材料

10

12

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

29后勤服务中心

HQ

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关后勤工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

公司人员情况统计表

永久

5

公司内部员工招聘、录用、终止合同等材料

永久

6

经济服务合同协议

30

7

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书

永久

8

上级各类检查、评估资料(汇报及结论材料归档,支撑材料交档案室)

30

9

校园环境卫生综合治理的计划、总结

10

10

校园绿化、环境卫生、三废治理等工作的有关材料

10

11

基础设施的维修材料

10

12

车辆管理工作形成的文件材料

10

13

校级以上表彰决定、通知及奖状、证书及扫描图片

永久

14

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

基建

15

上级有关基建工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

30

16

各种管理规定、办法及规章制度

永久

17

工作计划、总结、报告

30

18

有关统计报表

永久

19

基建项目建设、建筑物或构筑物改建、扩建、维修产生的全套档案材料(具体管理规定及归档范围请参见《徐州工业职业技术学院档案实体分类方案》)

20

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

30 卫生所

WSS

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关卫生防疫工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结(包括经验总结)

30

4

学生传染病的预防、诊治和控制,传染病的跟踪监测材料

30

5

学生入校、毕业体检结果报告、传染病及疑难病情报告

永久

6

教职工体检结果报告及教职工健康状况统计报告

永久

7

药品、疗器械的采购报告、批复

30

8

教师、学生疫苗接种材料

10

9

学生卫生保健课资料

30

10

全院性公共卫生突发事件的抢救、处置、上报、转诊等工作资料

30

11

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

31大学科技园有限公司

KJY

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于本部门工作的指示、意见、规定、办法等(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

有关统计报表

永久

5

企业设置、职务聘免、更换法人等方面的文件材料

永久

6

重大产业项目的申报及有关批复

永久或30

7

经济服务合同协议

30

8

其他应归档的文件材料(根据具体情况定保管期限)

32技术服务中心有限公司

JSZY

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于技术服务中心工作的指示、意见、规定、办法等工作(详见备注)

永久或30

2

各种管理规定、办法及规章制度

永久

3

本部门工作计划、总结、报告、会议记录

30

4

其他应归档的文件材料(根据貝体情况定保管期限)

33实物类

SW

序号

类目名称

 保管期限

归档要求

归档时间

1

部门或学校获市级以上表彰的证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗、牌匾

填写移交

单,连同实物一起移交档案室

获奖、获赠、作废后三个月内

2

部门或学校接受单位或个人的礼品

3

学校参加各种学会证书、学校捐赠证书

4

名人字画:省级以上领导、社会知名人士为学校题词作画

5

停止使用的作废的印章、徽章

6

其他有保存价值的实物

 

34声像类

SX

序号

类目名称

保管期限

归档要求

归档时间

1

宣传部未参与拍摄的学院各类重要活动、重要人物来整理后刻成访、外事活动等声像资料

整理后刻成挂光盘,每张照片应注明时间、地点、重要内容、主要人物、作者等并编制目录

次年四月归档

2

本部门组织的各类重要活动的声像资料

3

部门领导及其他人员外出参与重要活动的声像资料

4

其他有保存价值的数字化录音、录像片、数码照等声像要内容、主要归档资料

35设备类

SB

序号

类目名称

保管期限

归档要求

归档时间

1

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等) 

30

档案实体保存在使用部门,由有关人员负责管理

设备安装调试完毕或验收运转正常三个月内归档移交

2

上级或主管领导批复和准购指示

30

3

验收报告及文件材料 

30

4

重大事故的调查分析及处理意见

永久

5

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

6

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

与设备共存

7

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

8

其他有保存价值的机器设备、操作视频等相关资料


 
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