徐州工业职业技术学院档案管理办法
发布时间:2021-07-08 浏览:206次

第一章     总则

第一条 为进一步加强学校档案工作,提高档案科学管理的水平,充分发挥档案的作用,使之更好地为学校发展建设等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》(2020年国家主席令第47号)、《高等学校档案管理办法》等相关的法律、法规,修订完善《徐州工业职业技术院档案管理办法》。

第二条 本办法所指的档案,系指学校在教学、科研及各项管理活动中形成的,反映学校历史,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的各类型材料。

第三条 学院把档案工作列入全院工作规划和计划,在人员编制、岗位设置、经费预算、库房、设备等各方面给予档案工作必要的支持和保证。

第四条 档案工作是学校各项管理工作的重要组成的部分,是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作,是办好学校的重要基础工作之一,应按照“三纳入、四同步”的要求即:纳入学校整体发展规划和年度计划,纳入学校管理制度和各级各类人员的职责范围;档案工作要在布置、检查、总结、验收各项工作的过程中要同步进行;把档案作为检查管理干部工作的内容之一,全面落实责任,确保学校档案工作扎实有序推进。 

第五条 档案是学校的宝贵财富,必须实行集中统一管理;按照谁收集谁归档谁负责的原则,厘清档案立卷、归档责任主体,确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第二章     档案机构及其任务

第六条 学校档案室是学校档案工作的职能管理部门,负责学校档案的永久、定期保存和提供利用。

第七条 学校档案工作由一名校领导直接分管,同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第八条 学校成立由校长为主任、分管校领导为副主任,相关职能部门负责人为成员的档案工作委员会,作为全校档案工作的组织、协调、监督、处置和咨询机构。

第九条 学校各部门、各学院必须明确一名负责人具体分管本单位档案工作,并配备一至两名兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作,确保档案管理人员队伍的稳定,同时对任期内的本单位或部门档案的齐全完整负有第一责任。

第十条 对需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案(如:学籍档案、录取底册、学生档案、派遣名册等),可根据实际情况设立档案分室管理,档案分室应接受学校综合档案室的业务指导。

第十一条 学校综合档案室的基本任务

(一)宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法律法规、方针政策,规划全校档案工作;

(二)制订学校档案工作规章制度,并负责监督、指导、检查执行情况;

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类(干部人事档案除外)档案及有关资料;

(四)编研、出版档案史料,编制检索工具,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作;

(六)开展档案利用工作;

(七)建立健全学校档案工作网络,负责对学校各部门、各学院的专(兼)职档案人员进行业务培训;

(八)开展档案宣传活动,充分发挥档案服务学校、社会的功能;

(九)开展档案协作、学术研究和交流活动;

(十)组织开展学校部门档案年度工作检查;

(十一)完成学校领导交办的其他任务。

第三章  档案工作人员

第十二条 档案室应配备政治素质良好、具有大学以上学历或一定专业知识的档案工作人员梯队,足额配备专业人员,列入学校人才培养计划,确保工作的衔接和稳定有序,明晰管理职责,分别负责档案的收集、审核、立卷、归档、利用、维护和信息化建设等各项业务管理服务工作。

第十三条 学校各部门、各学院应配备12名兼职档案人员,并在一定时期内保持相对稳定,并对本部门本单位的档案材料齐全完整负责。

第十四条 档案工作人员必须以马克思列宁主义、毛泽东思想,邓小平理论、三个代表重要思想,科学发展观,习近平新时代中国特色社会主义思想为行动指南,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,勇于创新,遵守纪律,严守机密。

第十五条 档案工作人员应认真学习并掌握档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。刻苦钻研业务,不断提高档案专业技术水平。

第十六条 专职档案工作人员属档案专业技术人员,执行国家有关档案专业技术人员职务评聘的文件精神,实行专业技术职务聘任制。

第十七条 建立档案工作检查制度,明确岗位责任,对成绩突出的档案工作人员予以表彰奖励,对工作失职、造成重大损失或严重影响的,按照《中华人民共和国档案法》及其相关法律、法规追究责任。

第四章  档案经费、库房和设备

第十八条 学校档案事业所需经费,列入学校预算并单独列项,与学校事业发展同步,逐年适度增加经费,本校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在其经费中给予支持。

第十九条 学校必须为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案馆舍,并实行办公室、阅档室、编录室、库房分开,库房建筑及面积要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第二十条 档案库房应有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设备和措施。

第二十一条 档案室信息化工作应纳入学校数字校园建设,配置打印/复印机、计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机、录(摄)像机、照相机等设备,以适应档案现代化管理的需要。

第五章  档案的收集、立卷、归档和移交

第二十二条 档案室根据国家档案工作的法律、法规,制订和完善学校各类档案的归档制度、实施细则。

第二十三条 档案是学校历史的真实记录,是学校的宝贵财产。由于它的原始性和唯一性,决定了档案是任何资料都不可代替的。学校各职能部门或个人在其从事教学、科研及管理活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种形式和载体的文件材料,必须按照规定向学校档案室移交归档,任何单位或个人都不得据为己有或拒绝归档。

 第二十四条 严格执行文件材料形成部门立卷归档的制度。各单位各部门每项重要活动都要有完整、准确、系统的材料归档、保存。

 第二十五条 学校各部门必须把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入本部门工作计划,在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作,并将归档工作纳入教学、科研及管理人员的职责范围内,做到每项重要的教学、科研党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第二十六条 学校各类档案实行文件材料形成部门归档制度。各部门兼职档案人员按照档案馆的要求做好文件材料收集、整理等工作。各部门应按档案馆规定的时间和程序办理各类档案的移交手续。

第二十七条 各类档案的归档范围、归档时间、保管期限、归档手续,根据校档案馆有关归档制度的要求执行。

第二十八条 归档的文件材料要求质地优良、书绘工整、声像清晰,符合档案保管的要求。

第二十九条 归档案卷/文件内必须有案卷/文件目录,必须采用计算机按统一格式打印。

第三十条 立卷部门向档案室移交档案时,交接双方必须当面检查、验收。对不符合质量要求的案卷,退回立卷部门重新整理后归档。

第三十一条 移交档案应打印移交目录,填写移交凭据,办理交接签字手续。移交目录一式两份,双方各执一份备查。

第三十二条 学校所有档案由校档案室保存,属利用率较高、时间跨度较长的业务档案,各相关单位或部门应自存备查备用(含:学籍卡、招生录取底册、毕业生派遣名册等);个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料,档案室可通过征集、代管等形式进行管理。个人向档案室捐赠有重要保存价值的档案时,学校应予以奖励。

第六章  档案的管理与利用

第三十三条 档案室应根据上级有关规定,结合实际情况,制订《徐工职院档案实体分类方案》,并对所有档案进行分类、整理、编号、编目和上架排列。

第三十四条 档案室负责组织对保管期限已满的档案进行鉴定,对失去保存价值的档案登记造册,报经校领导批准后,按规定程序予以销毁。未经鉴定和批准,任何组织和个人不得擅自销毁档案。

第三十五条 档案室应确定专人负责档案的统计工作,并定期对馆藏各类档案进行统计,按上级主管部门的要求及时报送各种报表。

第三十六条 档案室应研究和改进档案保护技术,对发生破损、字迹褪色、虫蛀或霉烂等现象的档案,要及时写出报告,经校领导批准后,组织人力、物力进行修复、复制、消毒等工作。

第三十七条 档案室所保存的档案,主要供本校利用。如校外有关单位或个人需查阅,应持介绍信和身份证,经学校有关部门负责人及档案部门负责人签字同意后方可查阅,并按有关规定收费。

第三十八条 学院档案原则上不准借出馆外,如特殊需要借出的,必须经馆长或分管院领导批准。对借出的档案,档案馆要定期地催还,发现损坏、丢失、涂改等情况,应及时报告分管院领导,按有关规定进行处理。

   第三十九条 对于重要的、珍贵的档案和资料,一般不提供原件使用。如特殊需要的,必须经馆长或分管院领导批准。

第四十条 档案室应做好档案的安全保密工作,严格控制涉密档案的使用范围。凡要求查阅、摘录、复制涉密档案的,须经学校有关部门同意,并经档案部门负责人批准后,按规定办理相关手续。

第四十一条 档案室应为利用者提供必要和高效的检索工具。

第四十二条 档案室应积极开展档案编研工作,更好地为学校教学、科研及各项管理工作服务。出版和公布档案,须报请校领导批准。

第四十三条 档案室应采取多种形式积极开展档案宣传工作。

第四十四条 加快推进数字档案室建设。适应时代发展,快速高效地为广大用户提供高质量的档案信息,实现资源的整合与共享。

第七章  档案工作检查

第四十五条 每年根据各归档单位的工作职责,重点对单位领导的重视程度、建立岗位责任制、立卷归档材料的收集整理,归档移交时间,各单位的档案数字化开展情况等方面的情况进行量化及过程检查。

第四十六条 检查采用百分制记分形式,检查评比在 60 分以上的为合格单位; 60 分以下为不合格单位;检查评比优秀的比例为15%,且检查得分达90分以上(含90分)、归档件数在30件以上(含30件)。

第四十七条 有下列情况之一的应直接确定为不合格:

1、没有分管档案工作的领导和未配备兼职档案人员的;

2、有积存文件材料没有整理归档的;

3、拒绝按规定向档案室移交档案的,以及逾期3个月移交档案的;

4、发生档案损毁、丢失、泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的;

5、经多次联系与沟通,仍不进行档案收集、整理的;

6、借阅档案超过规定期限3个月不还的;

7、档案检查自查表上有5项不符合要求的;

8、拒绝按照《档案监督整改工作单》整改存在问题的。

第四十八条 档案管理部门结合以上规定,每年开展档案检查评比工作,具体要求以下发通知文件为准。

第四十九条 检查结果进行公示。

第八章  奖励与处罚

第五十条 档案室应建立检查制度,加强对专(兼)职档案人员的工作过程的检查,对在档案工作中表现突出的单位和个人予以表彰。对检查评比结果不合格的,取消相关单位和档案工作人员的年度评优评先资格。并由学校领导进行约谈,督促整改。

第五十一条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为已有的;

(六)按照档案的形成规律和归档要求,各相关单位负责人对本单位的档案负有主体责任,兼职档案员对档案的齐全完整负有直接责任,对因渎职或管理不善造成档案缺失的进行长效责任追究,并对相关责任人给予行政处分。

(七)其他违反档案法律法规的行为。

第四十七条 对违反档案法律法规的人员,按照国家档案局令第30号《档案管理违法违纪行为处分规定》执行。

第五十二条 学校每年对档案管理先进单位和优秀个人进行表彰和奖励。

第九章附则

第五十三条 本办法自发布之日起执行,解释权归徐州工业职业技术学院图文中心(综合档案室)。


 
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