第一章   总则

第一条   为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）有关规定制定本管理办法。

第二条   基本术语解释

（一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字（比特）形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。

（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。

（三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。

（四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。

第二章   管理体制和职责

第三条   根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。

      第四条   各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。

第五条   文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

检验项目如下：

——载体有无划痕，是否清洁；

——有无病毒；

——核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续。

——核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

——对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

第六条   档案移交与接收

（一）检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件1））的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

（二）档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》(附件1)的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

第七条   在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。

第八条   归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

第三章   归档范围、保管期限

第九条   本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定。具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。

第十条   档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存3年。

第十一条   电子档案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查阅利用。有必要的制作第三套，实行异地保存。

第十二条   电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。

第十三条   随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。