为规范图书馆、档案馆自行采购的行为，根据《徐州工业职业技术学院采购管理办法及实施细则》《徐州工业职业技术学院分散采购管理办法》和《徐州工业职业技术学院合同管理办法》等相关要求，制定本管理办法。 本办法仅适用于5万元（不含5万元）以下的项目采购，5万元及以上的项目采购需按学校相关管理规定执行。
第一条 采购范围
1.图书馆、档案馆图书、数据库、设备、档案系统等采购，行政办公、档案管理和党务等工作中所需的货物类、服务类等项目采购。
2.图书馆、档案馆建设发展所需的新、改、扩建及其他修缮等零星工程项目。
3.图书馆、档案馆日常管理、学生活动等工作中所需的货物类、服务类等项目。
4.教职工办公用台式计算机、打印机、空调、办公家具等，原则上不能自行采购，由国有资产管理处按照集中采购相关要求办理。
第二条 成立采购领导小组
采购领导小组成员：
组长：程建伟
组员：雷水旺、李莹、方立公、李梦莹
职责如下：
1.贯彻执行采购工作相关法律法规及上级部门有关采购工作的政策规定；
2.对分散采购工作进行集体研究并组织实施；
3.协调与采购相关的各方面工作；
4.对本单位（部门）分散采购工作进行监督管理。
第三条 采购审批程序
1.1000元（不含1000元）以下项目，审批程序是：项目负责人发起申请→归口负责人审核→报账员票据审核报销；
2.1000-5000元（不含5000元）项目，审批程序是：项目负责人发起申请→归口负责人审核→采购领导小组审核→提交分散采购立项备案表→报账员票据审核报销→馆长审批；
3.5000元-20000元（不含20000元）项目，采购审核前需要配有立项预算，写清楚采购项目清单及内容等。审批程序是：项目负责人发起申请→归口负责人审核→采购领导小组审核→提交分散采购立项审批备案表→报账员票据审核报销→馆长审核→分馆校领导审批；
4.20000元—50000元（不含50000元），审批程序是：项目负责人发起申请→归口负责人审核→采购领导小组审核→提交分散采购立项审批备案表→报账员票据审核报销→馆长审核→分馆校领导审批。
第四条 采购方式
1.预算1000元以内的项目，采购方式不作具体要求。
2.预算1000-5000元以内的项目，需组成3人的采购小组，采购方式不作具体要求，使用学校部门分散采购工作情况记录表做好采购过程记录。
3.预算5000元-50000元（不含50000元）的项目，一律遵循货比三家、择优购买的原则，由图书馆档案馆确定不少于三人的采购小组，采购小组全体成员必须全程参加询价过程，使用学校部门分散采购工作情况记录表做好谈判过程记录。项目原则上不采用单一来源谈判方式，如需采用单一来源谈判等方式采购的，由项目负责人提出书面申请说明原因，审批程序：项目负责人发起申请→归口负责人审核→“采购领导小组”审核→馆长审核→分管校领导审批。
其他要求按《徐州工业职业技术学院分散采购管理办法》执行。
第五条 合同的签订与管理
1.10000元以内的项目，合同不作具体要求，采购负责人可依据实际情况签订；
2.预算10000元-20000元（不含20000元）的项目，根据业务需要，经采购领导小组讨论决定是否需要签订合同，如需签订合同，以学校提供的合同模板为准；
3.预算20000元以上的项目，需要经采购领导小组讨论签订合同，以学校提供的合同模板为准；
4.其他要求按《徐州工业职业技术学院合同管理办法》执行。
第六条 验收及报销
1.报销需由报账员加盖票据审核章，经手、验收、审核人员需签字。
2.建设类项目需实行验收，验收需成立3人以上的验收工作小组，采购人员不得同时为验收工作人员。
3.日常办公、档案物品及学生活动等支出需根据采购金额提供分散采购立项审批备案表、徐州工业职业技术学院分散采购工作情况记录表和合同等报销资料至综合科处备案后，方可提交线上报销。
4.物资、设备、物品搬运、场馆建设等支出需根据采购金额提供采购立项审批备案表、徐州工业职业技术学院分散采购工作情况记录表、采购项目验收单和合同等报销资料至综合档案科处备案后，方可提交线上报销。
5.其他按财务报销相关要求办理报销手续。
6.本办法自颁布之日起生效，以前管理办法不再执行。
第七条 规避廉政风险点
1.可能存在的渠道不透明、接受供应商回扣或礼品礼金等问题；
2.各项采购过程中未严格执行招标制度，设立倾向性、定制性条款、排他条款等。
3.采购过程中把关不严格，导致不合理或倾向性明显，未按照制度立项决策或者先采购后补立项；
4.5000元以上大额采购未集体决策，不合理设置评分标准等；
5.严禁出现虚开发票及报销流程不规范行为。
附件：
徐州工业职业技术学院图书馆、档案馆
2026年4月13日
